Нюансы ведения трудовых книжек

Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности работников (ст.48 КЗОТ), куда заносятся данные о работе, поощрениях и т.п. Ведется на всех работников, которые проработали более пяти дней по основному месту работы. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек утверждена совместным Приказом Министерства труда, Министерства юстиции, Министерства социальной защиты населения от 29.07.1993г. № 58 (Далее — Инструкция №58). Это основной документ, которым следует обязательно руководствоваться при ведении трудовых книжек!

При поступлении на работу работник обязан подать трудовую книжку, даже тогда, когда нанимателем является физическое лицо. Ее нужно заполнить не позднее недельного срока со дня принятия на работу (перевода). Совместителям записи в трудовую книжку заносятся по их желанию. При увольнении – запись заносится в день увольнения. С каждой записью в трудовой книжке работник должен быть ознакомлен.

Ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек возлагается на руководителя организации. Трудовые книжки хранятся у работодателя как документы строгой отчетности, а при увольнении работника трудовая книжка выдается ему под расписку в специальном журнале.

Заполняется трудовая книжка аккуратно шариковой или перьевой ручкой чернилами черного, синего или фиолетового цветов. Записи об увольнении, награждении и поощрении заверяются печатью. Записи выполняются арабскими цифрами (число и месяц двузначными). Например -«05.01.1993«.

В случае неверной записи в разделе «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание —  не допускается, а после указания соответствующего порядкового номера, даты записи в графе 3 пишется, например, «Запись под № таким-то недействительна» и, при необходимости, ссылка на приказ.

Трудовые книжки и вкладыши к ним заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках. Автор считает, что заполнение трудовой книжки работника на одном языке без дублирования в соответствующем разделе не лишает работника его трудовых прав, но является нарушением законодательства о труде, за которое, в случае его своевременного выявления контролирующими органами может быть наложен штраф.

Трудовые книжки работников ранее установленного образца (период существования СССР и т.п.) обмену не подлежат.

Заполнение сведений о работнике в трудовой книжке.

Фамилия, имя и отчество, дата рождения и т.п. владельца трудовой книжки указываются полностью, без сокращений на основании паспорта или свидетельства о рождении и заверяются подписью ответственного лица и печатью предприятия.

Если фамилия, имя и отчество, дата рождения работника изменена впоследствии, то одной чертой зачеркивается, к примеру, «старая» фамилия и записывается новая. Кроме того, на левой части разворота (внутренняя сторона обложки) указываются с соответствующие сведения со ссылкой на документ-основание (паспорт, свидетельство о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии и т.п.) и заверяются подписью руководителя и печатью.

Пример.

«Фамилия изменена на основании свидетельства о браке №ХХХХХХ выданного ХХ.ХХ.ХХХХ таким-то органом. Директор Петров А.П. »

При выписке трудовой книжки, вкладыша, дубликата работодатель взимает с работника сумму ее стоимости (кроме случаев, когда подобные документы утрачены или испорчены по вине предприятия). Работник может и сам передать предприятию пустой бланк трудовой книжки для заполнения.

Вкладыш в трудовую книжку.

Если трудовая книжка заполнена полностью, в нее вшивается вкладыш, который заполняется и ведется в том же порядке. Вкладыш без трудовой книжки недействителен, а на первой странице трудовой книжки сверху ставится соответствующий  штамп с надписью «Выдан вкладыш», указываются его серия и номер.

Утрата, порча трудовой книжки.

Работник, утративший трудовую книжку (вкладыш) обязан немедленно заявить об этом работодателю по месту последней работы, который выдает новую трудовую книжку (вкладыш) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы (не позднее 15 дней после заявления либо дольше). Дубликат заполняется в порядке, предусмотренном п. 5 Инструкции №58.

Если трудовая книжка (вкладыш) стала непригодной (обгорела, порвана, испачкана и т.д.), то работодатель по последнему месту работы так же выдает работнику дубликат. В «исходной» трудовой книжке делается надпись «Взамен выдан дубликат». При последующем трудоустройстве  работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки. Испорченная трудовая книжка остается у работника.

Внесение сведений о работе.

При поступлении на работу в графе 3 раздела «Сведения о работе» как заголовок пишется (ставится штамп) полное наименование предприятия. Далее – в графе 1 ставится  порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

До внесения сведений о работе на предприятии в трудовую книжку вносятся сведения о времени службы, обучения в ПТУ, ВУЗах, работе в качестве членов колхоза, ухода за инвалидом 1 группы (и т.п.).

В графе 3 пишется, например: «Принят (назначен) в такой-то цех, отдел, подразделение, на участок, производство» — с указанием конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда.  Если во время работы меняется название работодателя — в графе 3 трудовой книжки делается запись: «Предприятие такое-то с такого-то числа переименован на такое-то«, а в графе 4 указывается основание -приказ, его дата, номер.

Все наименования профессий, должностей только в соответствии с Классификатором профессий ДК 003-2010. Самостоятельно «изобретать» наименования – не нужно!

Есть нюансы оформления трудовых книжек при работе в иностранных представительствах, на исправительных работах (п. 2.20, 2.21 Инструкции №58)

В раздел «Сведения о поощрениях» вносятся сведения о поощрениях за успехи в работе. Порядок – аналогичен внесению сведений о работе.

Увольнение работника.

Днем увольнения считается последний день работы работника.

В графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 — дата увольнения, в графе 3 -причина увольнения, в графе 4 — основание (приказ, его дата и номер).

Записи о причинах увольнения должны производиться в точном соответствии с формулировкой КЗОТ со ссылкой на соответствующую статью, пункт.

Пример. «Уволен в связи с прогулом без уважительных причин, в соответствии с  п.4 ст.40 КЗОТ Украины», «Уволен по собственному желанию» в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 38 КЗОТ Украины», «Уволен в связи с переводом на работу в такое-то предприятие, п. 5 ст. 36 КЗОТ Украины».

Пересылать трудовые книжки уволившемуся работнику по почте – нельзя!

Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от трудовых книжек работающих работников. Затем — хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.

Трудовое право

Комментарии: