Если предприниматель уплачивает налоги по общей системе налогообложения и ведет учет своих расходов по первичным документам, то направление своих наемных работников в командировку предусматривает оформление командировочного удостоверения, а после возвращения из командировки – оформление наемным работником авансового отчета по командировке*. Если подтверждение расходов предпринимателю не нужно, то и командировочное удостоверение можно не оформлять.

Если же наличие первичных документов необходимо предпринимателю, то, приняв решение командировать наемного работника, он должен оформить ему командировочное удостоверение по форме, утвержденной приказом ГНА Украины от 28.07.97 г. № 260 «Об утверждении формы командировочного удостоверения».

Командировочное удостоверение с отметками прибытия и выбытия из места назначения является для наемного работника подтверждением его пребывания в назначенном месте командировки. Кроме того, на основании правильно оформленного командировочного удостоверения и документов, подтверждающих расходы, понесенные в командировке, утверждается авансовый отчет командированного работника, выплачиваются командировочные расходы, в том числе суточные.

Форма командировочного удостоверения состоит из двух частей. На лицевой стороне указывается: фамилия, имя, должность командируемого работника; город и предприятие, куда направляется работник; цель и срок командировки с учетом времени на проезд туда и обратно; паспортные данные работника. Данные сведения заверяются подписью и печатью предпринимателя (при ее наличии).

Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам на обратной стороне бланка командировочного удостоверения по дате прибытия и выбытия из пункта назначения. Днем выбытия в командировку считается день отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия из командировки – день прибытия транспортного средства к месту его постоянной работы. Если станция отправления транспортного средства находится за пределами населенного пункта, в котором работает командированный, то в срок командировки включается время, необходимое для проезда к станции отправления. Если работник командирован в разные пункты (предприятия), отметки о прибытии и выбытии должны делаться в каждом пункте (предприятии). При выезде работника в командировку на один день (возможно возвращение из нее в тот же день) ему, при наличии командировочного удостоверения, выплачиваются суточные в порядке, установленном действующим законодательством.

Следует учесть, что отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника принимающей стороной могут быть заверены как печатью предприятия, так и штампом. Поскольку в соответствии с требованиями Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59 (далее – Инструкция № 59), отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности предприятие (предприниматель) для удостоверения подписи соответствующего должностного лица. Если принимающая сторона использует для соответствующих целей в своей хозяйственной деятельности именно штамп и при этом на нем есть особая отметка, например: «Для командировочных удостоверений», «Для документов», – то командировочное удостоверение, отмеченное таким штампом, оформлено верно.

Правильное заполнение командировочного удостоверения очень важно, ведь по отметкам о датах пребывания работника в местах командировки рассчитываются суточные, которые предприниматель имеет право включить в валовые расходы и возместить командированному работнику.

В течение трех рабочих дней после возвращения из командировки наемный работник обязан представить авансовый отчет о расходах, связанных с командировкой. К авансовому отчету обязательно прилагается командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке. Если работник после возвращения из командировки не представил командировочное удостоверение либо представил без отметок принимающей стороны, то суточные за время пребывания в командировке работнику не возмещаются и в расходы предпринимателя не включаются.

Инструкцией № 59 предусмотрены специальные журналы регистрации командированных сотрудников и регистрации лиц, прибывающих в командировку, но они обязательны для предприятий. Предпринимателю же вести эти журналы необязательно. Однако если поток командируемых к нему и от него велик, то ведение их поможет систематизировать работу предпринимателя. Такие журналы целесообразны, ели предприниматель предоставляет услуги по перевозке пассажиров и грузов как по Украине, так и за ее пределами, и водители постоянно находятся в командировках. Их ведение поможет контролировать своевременность предоставления отчетов по командировкам и планировать очередные выезды работников.

Рассмотрим пример заполнения командировочного удостоверения.

Лицевая сторона командировочного удостоверения

Командировочное удостоверение № 3 Выдано Петрову Василию Сергеевичу , (фамилия, имя, отчество) экспедитору Предпринимателя Семенова А.В. (должность) Командированному в г.Харьков                                  , (в пункты назначения) ООО «Синтез» . (наименование предприятия, учреждения, организации) Для получение оборудования . (цель поездки) На 1 дней (не считая времени, проведенного в пути)   Действительно по предъявлению паспорта серии  АР №230950 выданного 15 мая 2002 г. Ленинским  РОУМВД Украины в г. Севастополе   Предприниматель Семенов А.В.   М.П.

Обратная сторона командировочного удостоверения

Отметки  об  убытии в командировку, прибытии в пункты назначений, убытии из них и прибытии к месту постоянной работы
Выбыл из г.Севастополь » 25 » июля 2005 г.   М.П. Подпись Семенов	Прибыл в г.Харьков » 26 » июля 2005 г.   М.П. Подпись Румын А.С.
Выбыл из г.Харьков » 26 » июля 2005 г.   М.П. Подпись Румын А.С.	Прибыл в г.Севастополь » 27 » июля 2005 г.   М.П. Подпись Семенов
Выбыл из __________________ «____»________________200 __г.   М.П. Подпись________________	Прибыл в __________________ «____»________________200 __г.   М.П. Подпись________________
Примечание.  При  выезде в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них.

ВНИМАНИЕ: С 2011 года командировочное удостоверение  — отменено! См.подробнее.

Автор – Александр Друшляк

Об авторе: Друшляк Александр Викторович – известный независимый консультант в области украинского налогового, трудового и хозяйственного права. Публиковался во многих именитых профессиональных изданиях, таких как — «Бухгалтерия», «Юридическая практика», «Все о бухгалтерском учете», «Баланс», «Частный предприниматель», «Собственное дело», «Налоги и бухгалтерский учет», «Бухгалтерская неделя».

Сайт «Учет и налоги», опубликовано в 2005г.