На нашем предприятии для собственных нужд используется грузовой автотранспорт. Как часто нужно выписывать водителю путевой лист (раз в день, декаду и т.п.)?

(Вопрос поступил на форум «Учет и налоги»)

Прежде всего, отметим, что на сегодняшний день необходимость обязательного наличия у водителя путевого листа Законом Украины «О дорожном движении» от 30.06.1993 г. №3353-XII не предусмотрена. Вместе с тем, типовая форма путевого листа грузового автомобиля (Типовая форма №2) утверждена совместным приказом Министерства транспорта и Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета работы грузового автомобиля» от 29.12.95 № 488/346 (Далее – Приказ №488) и введена в действие с 1 января 1996 года.  П. 2 Приказа №488 устанавливает обязательность использования путевого листа грузового автомобиля всеми субъектами хозяйственной деятельности,  независимо  от форм собственности.

Заметим, что Приказ № 488 не зарегистрирован в Министерстве Юстиции Украины. При этом, в соответствии с Указом Президента Украины «О государственной регистрации нормативно-правовых актов министерств и других органов исполнительной власти» от 03.10.1992г. № 493/92 с 1 января 1993 года нормативно-правовые акты, издаваемые министерствами, другими органами исполнительной власти, органами хозяйственного управления и контроля, и затрагивающих права, свободы и законные интересы граждан или имеющие межведомственный характер,подлежат государственной регистрации и вступают в силу лишь через десять дней после нее, если в них не установлен более поздний срок вступления их в силу. Поэтому, некоторые юристы и специалисты в области учета и налогообложения (к которым относится и автор) считают межведомственный Приказ №488 не вступившим в силу.

Кроме этого, п.1. Правил перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденных Приказом Министерства транспорта Украины от 14.10.97г. № 363 (Далее – Правила №363) интерпретирует термин «путевой лист» в таком значении – это «первичный документ по учету грузовых автомобильных перевозок, всесторонне характеризующий работу автомобиля и водителя с момента их выезда из автотранспортного предприятия и до возвращения на предприятие». Однако, Правила №363 распространяются лишь на случаи оказания услуг по перевозке груза автомобильным транспортом общего пользования и не предусмотрены для ситуаций, когда какой-либо груз перевозится «хозспособом» — на собственном грузовом автотранспорте предприятия. А значит, к упомянутой в вопросе ситуации отношения не имеет.

Обратим внимание, что приказом Министерства транспорта и Министерства статистики Украины от 07.08.96 г. № 228/253 (Далее — Инструкция №228) была утверждена Инструкция о порядке изготовления, хранения, применения единой первичной транспортной документации для перевозки грузов автомобильным транспортом и учета транспортной работы. П. 2.1 Инструкции №228 предусмотрено, что оформленный надлежащим образом путевой лист типовой формы выдается водителю под роспись только на один рабочий день (смену), при условии сдачи путевого листа за прошедший день работы. На больший срок путевые листы типовой формы выдаются в случаях, когда водитель выполняет перевозки грузов в междугородном сообщении свыше одних  суток согласно приказа или распоряжения перевозчика. Однако, на сегодняшний день Инструкция №228 утратила силу и, соответственно, больше не определяет порядок оформления и использования путевого листа грузового автомобиля.

Постановлением KМУ «Об утверждении Перечня документов, необходимых для осуществления перевозки груза автомобильным транспортом во внутреннем сообщении» от 25.02.2009 г. № 207 (Далее – Постановление №207) установлена необходимость наличия путевого листа (с отметками о проведении предрейсового медицинского осмотра водителя и осмотра технического состояния автомобиля) у водителя юридического лица или предпринимателя, которые осуществляют перевозки как для собственных нужд, так и на договорных началах. Обратим внимание, что требование о наличии путевого листа было исключено из Закона Украины «Об автомобильном транспорте» от 05.04.2001 № 2344-III (Далее – Закон №2344) специальным Законом Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно устранения чрезмерного государственного регулирования в сфере автомобильных перевозок» от 05.07.2011г.  №3565-VI (Далее – Закон №3565).

Согласно п. 3 р. II Закона №3565 нормативные документы КМУ, министерств и ведомств должны были в месячный срок  приведены в соответствие с данным законодательным актом (путем внесения изменений либо отмены). Чего, как мы видим на примере Постановления №207, до сих пор не произошло. Поскольку  положения Закона №2344, Закона Украины «О дорожном движении» от 30.06.1993 г. №3353-XII и Закона №3565 являются по времени более поздними и  имеют приоритет над нормами подзаконного акта — Постановления №207, автор считает, что необходимость в наличии путевого листа у водителя автотранспортного средства отсутствует  (тем более, что в случае отсутствия путевого листа никакой ответственности, тоже, нет).

Вместе с тем, на предприятии для бухгалтерского, налогового учета и контроля работы автотранспорта и работников существует необходимость в наличии первичного документа, учитывающего время работы автомобиля и водителя, объем израсходованного топлива, километраж, таксировку и т.п. Для этих целей целесообразно использовать путевой лист со взятой за основу типовой формой №2, предусмотренной Приказом №488. Предприятие вправе убрать из типовой формы «ненужные» данные, а так же дополнить бланк путевого листа необходимыми ему строками, графами, показателями и т.п. Форму и порядок заполнения такого документа необходимо утвердить приказом (распоряжением) руководителя предприятия.

При этом следует соблюдать требования Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 г. № 88  (Далее – Положение №88) относительно наличия на бланке путевого листа обязательных реквизитов первичных документов, его заполнения, подписания и т.п. Учитывая, что на основании п. 2.2. Положения №88 первичный документ должен быть составлен в момент проведения хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения, путевые листы целесообразно оформлять ежедневно. Если на предприятии заполнение первичных документов (путевых листов) осуществляется не ежедневно, а подекадно, помесячно и т.п., то указанный факт может быть использован проверяющими как формальный повод признания таких документов недействительными вследствие нарушения требований п.2.2 Положения №88.

Друшляк Александр Викторович, специально для сайта «Учет и налоги», опубликовано в 2011г.

Об авторе: Друшляк Александр Викторович – известный независимый консультант в области украинского налогового, трудового и хозяйственного права. Публиковался во многих именитых профессиональных изданиях, таких как — «Бухгалтерия», «Юридическая практика», «Все о бухгалтерском учете», «Баланс», «Частный предприниматель», «Собственное дело», «Налоги и бухгалтерский учет», «Бухгалтерская неделя».