Выдача и использование типовых форм доверенностей на получение материальных ценностей регламентируется Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом МФУ от 16.05.1996 г. № 99 (далее – Инструкция № 99). И хотя пунктом 1 Инструкции № 99 предусмотрено, что ее действие распространяется на юридических лиц, в письме МФУ от 31.10.2000 г. № 053-29151 «Об использовании доверенностей частными предпринимателями» (далее – Письмо № 053) указано, что предприниматели также обязаны соблюдать установленный порядок использования доверенностей. Поэтому рассмотрим наиболее актуальные вопросы, связанные с порядком оформления и учета доверенностей предпринимателями, а также получения и отпуска товарно-материальных ценностей (ТМЦ) по доверенностям.

Получение товаров предпринимателем и его работниками.

В соответствии с Письмом № 053 для получения ТМЦ физическим лицом – предпринимателем не требуется представлять доверенность. Если предприниматель лично получает ценности от другого субъекта хозяйствования, доверенность ему не нужна. В данном случае предприятие оформляет отпуск товара (расходная накладная, товарно-транспортная накладная) на основании паспорта или другого документа, удостоверяющего личность предпринимателя, и свидетельства о госрегистрации предпринимателя. Хотя, как показывает практика, некоторые юридические лица отказываются выдавать ценности предпринимателю без доверенности, не законно требуя, чтобы он выписывал ее сам на себя.

Если же предприниматель доверяет получить ТМЦ другому лицу, например наемному работнику, то вместе с паспортом такое лицо должно предъявить доверенность.

Можно ли выписать доверенность постороннему лицу?

Доверенность на получение ценностей предприниматель выдает только своим работникам.

Иногда в хозяйственной деятельности возникает ситуация, когда необходимо выписать доверенность на получение товара лицу, не состоящему в трудовых отношениях с предпринимателем.

Пример.

Предприниматель Иванов должен отпустить работнику ООО «Акация» Петрову по доверенности 100 л краски, но у него нет ее в наличии на складе. Такая краска есть в продаже у поставщика – ЧП «Сирень».

Доверенность лицу, не работающему у предпринимателя, может быть выдана представителю контрагента только с разрешения предпринимателя в обмен на доверенность, выписанную ООО «Акация». При этом доверенность оформляется на получение товара у контрагента в таком же количестве, какое указано в доверенности такого лица на получение товара у предпринимателя. То есть предприниматель Иванов может выписать Петрову от своего имени доверенность на получение 100 л краски со склада ЧП «Сирень». ЧП «Сирень» отпустит Петрову краску и выдаст документы по доверенности от предпринимателя Иванова. После чего Петров должен передать накладную от ЧП «Сирень» предпринимателю Иванову и получить от него все необходимые документы.

Во всех остальных случаях выдавать посторонним лицам доверенность запрещено.

Можно ли отпустить ТМЦ директору предприятия-покупателя без доверенности?

Согласно п. 2 Инструкции № 99 ТМЦ, а также нематериальные активы, денежные документы и ценные бумаги отпускаются покупателю или передаются бесплатно только по доверенности. При этом необходимость выдачи работнику доверенности на получение ТМЦ не зависит от должности такого работника.

То есть, если ценности получает директор предприятия, то ему, как и любому другому работнику, должна быть выдана доверенность на получении ценностей. Поэтому если к предпринимателю за получением ТМЦ обратился руководитель юридического лица, он должен предъявить доверенность, отпуск ему ценностей без надлежаще оформленной доверенности запрещен.

Нужно ли требовать доверенность при продаже ТМЦ представителю предприятия за наличные?

Согласно п. 2 Инструкции № 99 все купленные или бесплатно передаваемые ТМЦ отпускаются поставщиком только при наличии доверенности получателя. Поскольку в данной Инструкции № 99 не оговорены конкретные формы расчетов, при которых наличие доверенности обязательно либо не обязательно, то, следовательно, она необходима при любых расчетах, в том числе и за наличные. В данном случае доверенность так же является документом, позволяющим идентифицировать получателя товара именно как представителя покупателя.

При этом у представителя покупателя не всегда есть возможность выписать доверенность должным образом. Если покупка осуществляется работником внепланово, например, в командировке, он просто не сможет подтвердить свои полномочия доверенностью на получение ценностей.

В письме МФУ от 19.01.2005 г. № 31-04200-20-10/821 (далее – Письмо № 821) разъясняется, что «отпуск ценностей за наличный расчет не требует предоставления доверенности покупателем». Поэтому в случае розничной продажи товара за наличные средства можно не требовать от представителя предприятия доверенности.

Нужна ли доверенность при передаче ТМЦ на хранение и в переработку?

В соответствии с п. 2 Инструкции № 99 ценности передаются только по доверенности. Доверенность является своего рода гарантией того, что предприниматель передает ТМЦ именно представителю получателя, вид договорных отношений между сторонами не имеет принципиального значения. Даже в том случае если право собственности на ценности к получателю не переходит (ценности переданы на ответственное хранение), доверенность на их получение требовать необходимо. Доверенность так же необходима и при передаче давальческого сырья от заказчика переработчику.

В Письме МФУ от 30.07.2003 г. № 04220-92 «О применении Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей» так же указано, что отпуск ценностей и возвратной тары (в том числе на ответственное хранение) получателю осуществляется по доверенности.

Ответственность за отпуск ценностей без доверенности.

В соответствии с п. 12 Инструкции № 99 запрещается отпускать ценности без доверенности в случаях:

–   представления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка заполнения или с незаполненными реквизитами;

–   представления доверенности с исправлениями и помарками, не подтвержденными подписями тех же лиц, которые подписали доверенность;

–   отсутствия у доверенного лица паспорта или другого документа, удостоверяющего доверенное лицо;

–   окончания срока действия доверенности;

–   получения уведомления предприятия – получателя ценностей об аннулировании доверенности.

Нарушение субъектом хозяйствования порядка выдачи и использования доверенностей, предусмотренного Инструкцией № 99, влечет за собой административную ответственность в соответствии со ст. 1642 Кодекса Украины об административных правонарушениях.

Однако указанной статьей установлен штраф (в размере от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан) за отсутствие бухгалтерского учета или ведение его с нарушением установленного порядка. А предприниматели, как известно бухучет не ведут. На невозможность применения к предпринимателям штрафных санкций за отсутствие бухучета указывается и в письме № 821.

Таким образом применить к предпринимателю штраф за нарушение порядка выдачи доверенностей контролирующие органы не могут. Но это не означает, что предприниматели могут не использовать доверенности в своей деятельности, особенно при работе с юридическими лицами, к которым такие санкции могут быть применены в полной мере.

В случае неприменения установленного порядка использования доверенностей предприниматель может попасть в разряд «незаконопослушных», и, следовательно, в кандидаты на проведение плановой проверки налоговой инспекцией. Поэтому предпринимателю целесообразно отпускать товар покупателю при предъявлении им доверенности и выполнять требования Инструкции № 99.

Приобретение и использование доверенностей.

Письмом № 053 предусмотрена возможность использования типовых форм доверенностей, утвержденных Инструкцией № 99, предпринимателями, которые имеют печати.

Бланки таких доверенностей относятся к документам строгой отчетности, такие доверенности должны быть заверены печатью. Однако в своей деятельности предприниматель имеет право не использовать печать. Согласно письму № 053 если предприниматель поручает получить ценности другому лицу, например работнику, то такой работник может представить доверенность, которая оформляется на основании Гражданского кодекса Украины с указанием в ней данных Свидетельства о государственной регистрации предпринимателя – физического лица. Такую доверенность имеет право предоставлять и предприниматель с печатью.

Если предприниматель решит использовать типовые формы доверенности, то такие бланки поступают ему на основании приходно-расходной накладной на бланки строгой отчетности (типовая форма № СЗ-1). Данные накладной рекомендуется заносить в приходно-расходную книгу по учету бланков строгой отчетности (типовая форма № СЗ-2). При передаче бланков для выдачи в книге производится соответствующая запись.

Доверенность на получение ценностей от поставщика по наряду, счету, договору или по другому документу, выдается доверенному лицу под расписку и регистрируется в журнале регистрации доверенностей (форма № М-3, приложение 2 к Инструкции № 99). Пример заполнения этого журнала приведен в Таблице 1.

Таблица 1. Журнал регистрации доверенностей (форма № М-3)

№ доверен-ности	Дата выдачи	Срок действия доверен-ности	Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность	Наименование поставщика	№ и дата контракта, наряда, счета, спецификации и другого документа или уведомления	Расписка лица, получившего доверенность	Отметка об использовании доверенности (№ и дата документа)
1	2	3	4	5	6	7	8
ЕЕ 156891	24.06.05	10 дней	Бухгалтер Бондаренко О.В.	ЧП «Монолитстрой»	Счет № СФ-0002345	Бондаренко О.В.	Накладная № РН-0002345 от 25.06.05
ЕЕ 156892	29.06.05	10 дней	Кассир Жемпалух Н.В.	ЧП «Свича»	Счет № СФ-0002346	Жемпалух Н.В.	Накладная № 39 от 01.07.05
ЕЕ 156893	01.07.05	10 дней	Экспедитор Витушинский А.А.	ЧП «Укравтозап»	Договор № 25/8 От 01.02.05 г.	Витушинский А.А.	Накладная № 1078 от 02.07.05

При этом следует иметь в виду, что доверенность подписывается лично предпринимателем и лицами, которые на это им уполномочены. После получения ценностей в журнале регистрации проставляется отметка об использовании доверенности (указывается номер и дата приходного документа, либо ставится отметка «аннулирована», «испорчена»). Инструкцией № 99 запрещено выдавать доверенность работнику, если он не отчитался по ранее выданной или не вернул неиспользованную с истекшим сроком действия. Также установлено, что доверенности следует хранить в специальных помещениях – в сейфах или металлических шкафах.

Выдавать доверенности может либо сам предприниматель, либо работник, на которого возложены эти обязанности. Если предприниматель поручает выдавать доверенности работнику, то с таким работником должен быть заключен договор о полной материальной ответственности (который разрешается заключать с лицом достигшим 18-летнего возраста). Указанный работник регистрирует доверенности, следит за их использованием и своевременным возвратом просроченных бланков.

В соответствии с п. 8 Инструкции № 99 срок действия доверенности устанавливается в размере достаточном для получения и вывоза ТМЦ, но не более чем на 10 дней, кроме некоторых случаев, о которых будет рассказано ниже. После истечения этого срока лицо, получившее доверенность, должно отчитаться за ее использование или неиспользование.

При заполнении оборотной стороны доверенности следует учесть, что перечень ценностей, которые надлежит по ней получить (графа «Наименование ценностей» в бланке доверенности), приводится с обязательным указанием названия и количества ценностей (именно количества, а не стоимости), независимо от того, отражены ли такие сведения в документах на отпуск ТМЦ. В незаполненных строках оборотной стороны доверенности проставляют прочерки. Пример заполнения фрагмента оборотной стороны приведен в Таблице 2.

Таблица 2. Пример заполнения фрагмента оборотной стороны доверенности

№ п/п	Наименование ценностей	Единица измерения	Количество прописью
1.	Цемент	т	Пятьсот
2.	Щебень	т	Триста
3.	Дизельное топливо	л	Пять тысяч
–	–	–	–

Если при заполнении бланка допущена ошибка, то ее можно исправить зачеркиванием, а сверху написать правильный текст. Рядом ставится пометка «Исправлено верно», дата внесения исправления и роспись предпринимателя. При этом следует учесть, что Инструкцией № 99 запрещено выдавать незаполненные, частично заполненные доверенности и доверенности без образца подписи доверенного лица.

Не реже одного раза в квартал предпринимателю следует проверять выданные, аннулированные и неиспользованные бланки доверенностей и составляет акт на их списание (типовая форма № М-2а, приложение 3 к Инструкции № 99). При установлении факта недостачи или уничтожения бланков доверенностей размер убытка, подлежащего взысканию с виновного лица, определяется на основании п. 7 Порядка определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденного постановлением КМУ от 22.01.1996 г. №116. В данном случае применяется санкция в пятикратном размере номинальной стоимости бланка доверенности. В соответствии с п. 14 Инструкции № 99 номинальная стоимость бланка доверенности составляет 1 грн. 50 коп. за один бланк. Поэтому недостающая доверенность обойдется для утерявшего ее работника в 7 грн. 50 коп. Оставшиеся после возмещения собственных убытков (стоимости приобретения доверенности) средства должны быть перечислены в Государственный бюджет Украины. Например, работник утерял доверенность, стоимость приобретения которой составляет 35 коп. за 1 шт. С виновного лица предприниматель удержит 7 грн. 50 коп. (1.50 грн. х 5), из них 35 коп. составляет возмещение убытков предпринимателя, а 7 грн. 15 коп. необходимо перечислить в Госбюджет.

Возникают ситуации, когда необходимо получить ценности в большом ассортименте, а количество строк в доверенности по ф. № М-2 не позволяет занести все ТМЦ. В этом случает можно предложить следующее решение. При заполнении оборотной стороны бланка перечень ценностей, которые надлежит получить по ней, приводится в графе «Наименование ценностей» обязательно с указанием названия и количества для получения. Можно объединить получаемые ценности под одним названием (при условии, что это название позволяет идентифицировать товар и отразить его признаки). Например, краски разных расцветок можно записать под одним названием «краска». Кроме того, при необходимости можно использовать бланк доверенности ф. № М-2б, имеющей большее количество строк для записи получаемых ТМЦ.

В практике так же встречаются случаи, когда при получении ТМЦ на оборотной стороне доверенности указывается не перечень ценностей, а их стоимость, например:

№ п/п	Наименование ценностей	Единица измерения	Количество прописью
1.	Канцтовары	грн.	Сто

Следует иметь в виду, что в данном случае доверенность заполнена с нарушением установленного порядка. При ее оформлении нужно было перечислить все наименования товаров, а в графе «количество» указать именно количество (карандаш – шт. – сто), а не стоимость в гривнях. Пункт 12 Инструкции № 99 запрещает отпуск ценностей по неверно оформленной доверенности. Поэтому поставщик вполне аргументировано может отказать работнику предпринимателя в выдаче товаров по такой доверенности.

Кольцевые перевозки.

Доверенность на получение ценностей, расчеты за которые осуществляются в порядке плановых платежей или доставка которых производится централизованно-кольцевыми перевозками (п. 8 Инструкции № 99) допускается выдавать на календарный месяц.

То есть, если предприниматель осуществляет поставки товаров покупателям ежедневно, систематически и в согласованных с покупателем количествах и ассортименте, то отпуск ценностей может осуществляться без доверенности на каждую поставку. В таком случае не следует требовать от покупателей доверенность на каждую накладную, достаточно одной доверенности в начале месяца на все товары, отгружаемые в течение месяца.

Кроме того, при централизованно-кольцевых перевозках ТМЦ их отпуск поставщиками может осуществляться без доверенности, если получатель ценностей, уведомил предпринимателя об образце печати (штампа), которой материально ответственное лицо, принимающее ценности, заверяет на сопроводительных документах (накладной, товарно-транспортной накладной, акте и т. п.) свою подпись о получении ценностей (п. 13 Инструкции № 99).

В соответствии с п. 8 Инструкции № 99 в случае, если доверенность, по которой получаются ТМЦ частями (а расчеты осуществляются в порядке плановых платежей или доставка ТМЦ осуществляется централизованно-кольцевыми перевозками) аннулирована, предприниматель, выдавший доверенность, должен немедленно сообщить поставщику об отмене соответствующей доверенности. С момента получения такого уведомления отпуск по данной доверенности прекращается. За отпуск ценностей по аннулированной доверенности ответственность будет нести уже поставщик.

Стоимость доверенности – в расходы.

В соответствии с Декретом КМУ от 26.12.92 г. № 13-92 «О подоходном налоге с граждан» предприниматель формирует расходы по перечню ст. 5 «Валовые расходы» Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97г. № 283/97-ВР.

Поскольку расходы на приобретение бланков строгого учета – доверенностей напрямую связаны с хозяйственной деятельностью предпринимателя, то указанные суммы можно включать в расходы (на основании пп. 5.2.1 ст. 5 Закона № 283) в размере, непосредственно связанном с получением дохода в отчетном квартале.

Расходы на приобретение доверенностей учитываются на основании приходных документов и состоят из стоимости расходов на приобретение доверенностей и их доставку. Информация о количестве использованных доверенностей, стоимость которых в отчетном периоде можно включить в валовые расходы, содержится в Журнале регистрации доверенностей и Актах на списание бланков доверенностей. Таким образом, регистрация доверенностей в Журнале и ежеквартальное составление актов на списание бланков доверенностей необходимы не только для учета доверенностей, но и для правомерного отнесение бланков к составу расходов.

Друшляк А.В.

Об авторе: Друшляк Александр Викторович – известный независимый консультант в области украинского налогового, трудового и хозяйственного права. Публиковался во многих именитых профессиональных изданиях, таких как — «Бухгалтерия», «Юридическая практика», «Все о бухгалтерском учете», «Баланс», «Частный предприниматель», «Собственное дело», «Налоги и бухгалтерский учет», «Бухгалтерская неделя».

Сайт «Учет и налоги», опубликовано в 2005 г.