Порядок

составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет

1. Требования относительно предоставления средств на командировку установлены подпунктом 140.1.7 пункта 140.1 статьи 140 раздела III Налогового кодекса Украины (далее — Кодекс) и другими нормативно-правовыми актами, связанными со служебными командировками в пределах Украины и за границу.

2. Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), подается до окончания пятого банковского дня, наступающего за днем, в котором плательщик налога завершает такую командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет налогового агента плательщика налога, который предоставил средства под отчет.

При наличии излишка израсходованных средств такая сумма возвращается плательщиком налога в кассу или зачисляется на банковский счет лица, их выдавшего, до или во время представления указанного отчета.

Действие абзацев первого и второго данного пункта распространяется также на расходы, связанные с командировкой или выполнением некоторых гражданско-правовых действий, оплаченных с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов.

При этом, если во время служебной командировки плательщик налога получил наличность с использованием платежных карточек, он подает Отчет и возвращает сумму излишне потраченных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки. Откомандированному лицу — плательщику налога, который использовал платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме и срок представления Отчета не превысил 10 банковских дней, при наличии уважительных причин, работодатель (самозанятое лицо) может продлить такой срок до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).

3. Если плательщик налога не возвращает сумму излишне потраченных средств в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок (до окончания третьего или пятого, а в отдельных случаях десятого или двадцатого банковского дня, наступающего за днем, в котором плательщик налога завершает командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет налогового агента плательщика налога, предоставившего средства под отчет), то такая сумма подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 167.1 статьи 167 раздела IV Кодекса за счет любого облагаемого налогом дохода (после его налогообложения) за соответствующий месяц. В случае недостаточности суммы дохода — за счет облагаемых налогом доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога.

4. В случае, когда плательщик налога прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с лицом, выдавшем такие средства, сумма налога на доходы физических лиц удерживается за счет последней выплаты облагаемого налогом дохода во время проведения окончательного расчета, а в случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство плательщика налога по результатам отчетного (налогового) года.

Если полное удержание такой суммы налога является невозможным в результате смерти или признания плательщика налога судом безвестно отсутствующим или объявления судом умершим, такая сумма удерживается во время начисления дохода за последний для такого плательщика налога налоговый период, а в непогашенной части признается безнадежной к оплате.

5. Отчет составляется плательщиком налога (подотчетным лицом), получившим такие средства на предприятиях всех организационно-правовых форм или у самозанятого лица.

В сумму превышения не включаются и не облагаются налогом документально подтвержденные расходы, осуществленные за счет наличных или безналичных средств, предоставленных плательщику налога под отчет работодателем на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков в пределах предельного размера таких расходов, предусмотренного в разделе III Кодекса, осуществленных таким плательщиком и/или другими лицами с рекламными целями.

Физическое лицо, которое получило такие средства, заполняет все графы Отчета, кроме: «Отчет проверен», «Остаток внесен (перерасход выдан) в сумме по кассовому ордеру», бухгалтерских проводок, расчета суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные потраченные средства на командировку или под отчет, которые заполняются лицом, предоставившим такие средства; «Отчет утвержден», которые подписываются руководителем (налоговым агентом).

Форму (бланк) Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет и порядок его заполнения на русском языке в редакции Приказа ГНАУ №996 от 23.12.2010г. можно скачать по этой ссылке.
( прим.ред.: Приказ от 23.12.2010  № 996 набирает силу со дня опубликования. Примечательно, что раздел III Налогового кодекса (в общем случае) действует с 01.04.2011г.)