Необходимость обработки большого количества информации за максимально короткие сроки, получение полной и своевременной информации о расчетах, анализ хозяйственной деятельности заставляет предпринимателей использовать различные программы автоматизации, которые значительно облегчают работу.

На рынке бухгалтерских программ существует огромный выбор. Среди них: «Парус», «Буран», «Заря», «Bars», «Цены», «Частный предприниматель» и, пожалуй, одна из самых распространенных в торговле «1С: Торговля и Склад для Украины». Все они имеют свои положительные и отрицательные стороны, однако, при выборе программного обеспечения необходимо в первую очередь обратить внимание на те задачи, которые необходимо решать с его помощью.

Если говорить о ведении учета у предпринимателей, нельзя не отметь тот положительный факт, что им не нужно вести бухгалтерский учет. Однако на практике предпринимателю необходимо знать состояние расчетов с покупателями и поставщиками, вести количественный и суммарный учет приобретенных и проданных товаров, их движения и наличия, вести учет налоговых обязательств и кредита по НДС, доходов и расходов.

Рассмотрим основные и наиболее полезные возможности программы «1С: Торговля и Склад для Украины», которые может использовать в своем бизнесе предприниматель. Основной задачей указанной программы является обеспечение управленческого и оперативного учета, что позволяет учитывать движение материальных и денежных средств. С помощью программы можно так же вести учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, оперативно получать сведения о наличии кредиторской и дебиторской задолженности. Имеется возможность автоматизировать процесс ценообразования при помощи категории цен (оптовые, мелкооптовые, розничные и т.п.), а также организовать расчеты и учет с использованием кассовых аппаратов, терминалов пластиковых карт, сканеров штрих-кодов.

Программа позволяет предпринимателю выписывать первичные документы в соответствии с типовыми формами, в частности приходные и расходные накладные, счета-фактуры, товарные чеки и тому подобное, а также дорабатывать необходимые первичные документы, в зависимости от видов деятельности и нужд конкретного пользователя.

Рассмотрим основные направления автоматизации учета у предпринимателей с помощью программы «1С: Торговля и Склад для Украины».

Учет расчетов с поставщиками и покупателями с помощью 1С.

Учет закупки товаров можно разделить на несколько операций.  В начале регистрация счета входящего, который является документом-основанием для формирования банковской выписки, приходной накладной и других документов.

Затем поступление (оприходование) товаров на склад. Для этого используется документ «накладная«, в котором отражаются такие же реквизиты, как и в обычной накладной, тип цен, а также документ-основание. Документом-основанием, в частности, может быть входящий счет-фактура поставщика, договор и т.п. Функция введения на основании документа активизируется с помощью команды «ввести на основании» и представляет собой автоматическое формирование и перенос реквизитов, номенклатуры, цен из документа – основания в подчиненный документ. Очень важной особенностью программы является возможность установки «типа цен» как для покупателей, так и для поставщиков продукции. То есть, возможна установка неограниченного количества цен на товар для различный контрагентов и их групп, которая автоматически заполняется для контрагента при выборе товара в приходном или расходном документе. При этом каждому покупателю или поставщику, группе может быть назначен свой тип цен. Но, в любом случае, цены могут быть обновлены или редактированы в документе вручную.

Следующая операция – оплата продукции. Она может быть отраженна как по безналичному расчету (оформляется при помощи документа «банковская выписка«), так и за наличный расчет (при помощи документа – «расходный кассовый ордер«).

Так же предусмотрена возможность оформления возврата поставщику товара и денежных средств при помощи документа «накладная (возврат)» – для возврата товара поставщику, для оприходования возвращенных денежных средств используются «банковская выписка» или «приход в кассу».

В «1С: Торговля и склад для Украины» предусмотрен учет продажи товара оптом, в розницу, при комиссионной торговле, а также отпуск на реализацию. Рассмотрим возможности ведения учета на примере оптовой торговли. Для автоматизации расчетов с покупателями в оптовой торговле программой предусмотрены следующие документы: счет-фактура, расходная накладная, приходный ордер, банковская выписка, а в случае возврата покупателем товаров: приходная накладная (возврат).

При работе с программой возникает необходимость ежедневно вносить данные о приходе и расходе товаров. Как правило, большой объем информации о продажах удобно обрабатывать в «1С: Торговля и склад для Украины», имеющей прямую связь с кассовым аппаратом, платежным терминалом, сканером штрих-кодов.

Кроме этого программа имеет возможности, существенно упрощающие и убыстряющие предпринимателю выписку и оформление расходных документов. Например, если товары продаются за наличный расчет, то при использовании функции «быстрой продажи« программа сама создаст и распечатает нужные документы в заранее определенном количестве (например, комплект из двух экземпляров расходных и налоговых накладных, экземпляра удостоверения качества и товарного чека). При помощи функции «пакетный ввод расходных реализатора» можно быстро ввести документы с большой номенклатурой товаров для нескольких реализаторов продукции и при этом не запутаться. Кроме того, в расходных накладных можно делать скидки в процентах покупателям как автоматически, так и в ручную.

При ведении расчетов с поставщиками и покупателями очень важно быстро получать информацию об их состоянии. Для этого в программе существуют функции – «взаиморасчеты» и «карточка клиента». Функция «график платежей» предназначена для составления в наглядном виде графика выплат и поступлений денежных средств от контрагентов, в том числе с детализацией по датам и документам. Программа так же автоматически отражает текущий долг покупателя в расходном документе.

Учет товаров в системе 1С Торговля + Склад.

Для занимающегося торговлей предпринимателя крайне важен учет поступления и реализации товаров. Программа обладает большим количеством инструментов, необходимых для осуществления оперативного, складского и учета реализации товаров.

Программа оформляет и отслеживает перемещение товаров с одного склада (материально ответственное лицо) на другой склад (материально ответственное лицо). Возможно формирование и печать сличительной ведомости и инвентаризационной описи при проведении инвентаризации у предпринимателя, а также выписки актов списания и оприходования излишков товаров по этому документу при наличии расхождений реального и документального наличия товаров. В программе склады делятся на оптовые и розничные (розничный используется для отпуска товара из торгового зала за наличные).

С помощью функции «реализация» можно получить отчет по принятым и переданным на реализацию товарам, отчет для комитента. Отчет «остатки товаров» предназначен для оперативного отображения информации об остатках или движениях товаров на складах в количественном и суммарном выражении по себестоимости. Так же при помощи функции «продажа» можно получить информацию о продажах товаров, о прибыли и обороте, полученной при реализации товара. Можно отследить и зарезервированный (отложенный) для покупателя товар с помощью функции «резервы товаров«.

Для планирования необходимого объема закупок на ближайший период можно использовать функцию «планирование закупок«, которая рассчитывает необходимый объем закупок с учетом минимального товарного остатка, остатка товара на конец периода, анализа продаж и средней скорости продаж.

Предусмотрено внесение большого количества товарной номенклатуры в справочник товаров. При этом для каждого товара используется множество параметров – наименование, артикул, неприкасаемый остаток, единица измерения, тип НДС, штрих-код, наценка и тому подобное. Для одного товара (услуги) может быть назначено множество цен. Цены могут быть занесены непосредственно в форму товара, услуги или сформированы с помощью механизма групповой обработки цен на основании рассчитанной программой себестоимости или учетной цены и введенной по каждой цене товара торговой наценки. Каталог товаров (услуг) можно просмотреть и распечатать. С помощью пунктов меню «ценник» и «этикетка» для каждого товара можно сформировать и распечатать ценник и этикетку со штрих-кодом.

Создание и регистрация платежных документов в программе 1С.

Программой предусмотрено формирование, регистрация и распечатка платежных поручений. Реквизиты отправителя и получателя (название, код, р/с, МФО) заполняются программой автоматически из специального справочника, т. е. записав один раз реквизиты контрагента, при последующих выписках платежных поручений заносить их снова не нужно. Назначение платежа при выборе документа-основания заполняется автоматически информацией о нем, но может редактироваться вручную. Очень удобна функция «автоподстановка в текст платежного поручения«, которая позволяет установить режим автоматического дополнения текста печатной формы платежного поручения суммой платежа и НДС.

Отчет «остатки и движение денег» предназначен для отображения информации управленческого учета денежных средств. Отчет выводит остатки по всем валютам или только по выбранной валюте, суммы прихода и расхода наличной валюты в кассах и безналичной валюты на расчетных счетах предпринимателя. Отчет может быть выведен с детализацией по документам, по которым проводились данные суммы.

При небольшой доработке программа позволяет импортировать и экспортировать платежные документы в систему «Клиент-банк», что так же значительно облегчает формирование и отправку платежей у предпринимателя.

Автоматизация учета НДС.

Программа позволяет не только вводить, регистрировать и распечатывать налоговые накладные покупателям, регистрировать полученные налоговые накладные, но и вести Книги учета продаж и приобретений, что особенно актуально при большом количестве расходных и приходных налоговых документов.

Для этого необходимо в течение отчетного месяца выписывать налоговые накладные, причем программа позволяет формировать покупателю как обыкновенные налоговые накладные, так и итоговые налоговые накладные за месяц. Помимо налоговых накладных можно вводить расчеты корректировки к налоговым накладным (приложение № 1, 2). Проведенные налоговые накладные, автоматически создают запись в книге учета продаж. Продажи товаров (продукции) конечным потребителям так же заносятся в книгу учета продаж сводными суммами. Если за день выписано несколько налоговых накладных, то можно распечатать суточную книгу продаж, подписать, заверить печатью и переписать итог в зарегистрированную в налоговой инспекции Книгу учета продаж одной строкой за день.

Для учета налогового кредита необходимо в течение отчетного периода заносить налоговые накладные поставщиков, при помощи документа «запись книги приобретения«. Как и в случае с книгой продаж так же предприниматель может распечатывать ежедневные записи с итогами.

Для проверки правильности выписанных и полученных налоговых документов по состоянию «отгрузка/оплата» используется функция «анализ НДС«. При использовании этой функции выводятся исходные данные по взаиморасчетам и НДС, расчетные данные по НДС, фактические данные по НДС (по проведенным налоговым документам), информация группируется по ставкам НДС, покупателям, договорам и кредитным документам.

Александр Друшляк

Сайт «Учет и налоги«, опубликовано в 2005г.